外贸的事务多而繁琐，因此很多小细节都会被我们忽略。比如很多人往往会忽略这样一个细节：就是你发给客户的文件文档的格式!大家是否习惯在邮件中附上Excel或Word 文档的报价单，而这样的报价单发出去后是不是常常没有客户的回音呢?

其实是有原因的，鉴于有不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤，只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就统统删除。若因此对客户报价和沟通的延误可能造成的损失是无法估量的。

我们解决这个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上最流行的文档之一。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容，如Window，Linux，Unix，苹果机等。我们把报价单，技术文件制作成PDF文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件。邮件就可以顺利进入客户的邮箱，打开贸易之门。

改变一个小小的细节，何不给自己多一点胜算呢?